Трудовото досие на работника или служителя
Работодателят е Администратор на лични данни.
Също така, е длъжен да води трудово досие на всеки работник или служител, съгласно чл. 128б. от Кодекса на труда.
Трудовото досие на работника или служителя се създава при постъпване на работа и в него се съхраняват документите във връзка с възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение. Работникът или служителят има право да получава заверени копия от съхраняваните документи.
Част от документите могат да бъдат създавани и съхранявани като електронни документи.
Задължителни документи при постъпване на работа
Документите са определени с нормативен акт, от което следва, че и двете страни по трудовото правоотношение, е необходимо да се съобразят с него.
Задължителните документи, който всеки работник или служител трябва да предостави преди постъпване на работа, са следните:
➡️ Документ за самоличност – след вземане на данните от личната карта, същата се връща веднага на работника или служителя.
Целта на документа за самоличност е да удостовери, че лицето, което подписва документите, е същото, с което работодателят има желание да сключи трудов договор.
📑 Работодателят или негов представител, няма право да снима документите за самоличност (лична карта или паспорт), както и да съхранява в трудовото досие копие от тях, освен ако не получи изрично съгласие от лицето, или не съществува специален нормативен режим, който го задължава да администрира тази информация.
➡️ Документ за придобито образование, специалност, квалификация, правоспособност, научно звание или научна степен, когато такива се изискват за длъжността или работата, за която лицето кандидатства.
Изброените документи служат за удостоверяване на способността на работника или служителя да осъществява съответната работа, за която сключва трудов договор.
📑 Съгласно чл. 1, ал. 2 от Наредба № 4 от 1993 г. (последни изменения ДВ, бр. 99 от 12 Декември 2017г.), ако представеният документът е за придобито висше образование в чужбина, административен орган, който е работодател, е длъжен да изиска удостоверяване на признаването му по служебен ред.
Това означава, че отпада изискването за представяне на хартиен носител на удостоверение от работника или служителя, с което се признава придобито висше образование в чужбина, и работодателят няма право да го изисква. Работодателят следва да изиска удостоверяването по служебен ред.
➡️ Документ за стаж по специалността, когато за длъжността или работата, за която лицето кандидатства, се изисква притежаването на такъв трудов стаж;
➡️ Документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа и след преустановяване на трудовата дейност по трудово правоотношение за срок над 3 месеца.
Чрез документът за медицински преглед се удостоверява, че здравословното състояние на лицето позволява да заема съответната длъжност.
Свидетелство за съдимост, когато със закон или нормативен акт се изисква удостоверяването на съдебно минало.
📑 Обърнете внимание, че за сключването на трудов договор, за който изрично не е предвидено, че трябва да се представи такова свидетелство, лицето може да откаже да го представи, ако му бъде поискано.
Разрешение от инспекцията по труда, ако лицето не е навършило 16 години или е на възраст от 16 до 18 години
📑 Работодателят може да изисква представянето на други документи извън посочените в чл. 1, ако това е предвидено или произтича от закон или друг нормативен акт.
Изтеглете: Наредба № 4 за документите, които са необходими за сключване на трудов договор.
Надявам се, че публикацията Ви е била полезна!
С уважение,
Галина Кацарска