Oбратна връзка [Ръководство+темплейт]

Колко често получавате обратна връзка като служители за представянето си? Как я приемате и какви действия предприемате?

Като мениджър, колко често давате обратна връзка на членовете на Вашия екип за тяхното представяне? Успявате ли да им помогнете да подобрят определени области от работата им?

Днес бих искала да Ви представя „The Feedback Matrix“. Това е изключително полезен инструмент, който ще Ви насърчи да разгледате както положителните, така и отрицателните аспекти на обратната връзка. Също така ще Ви даде и насоки за подобряване на представянето Ви.

Нека да разгледаме – Как реагират хората на обратната връзка?

Най-вероятно сте забелязали, че хората /може би и Вие/ реагират по един от тези четири начина, когато получават обратна връзка:

1. Приемат отрицателната част на обратната връзка, но се опитват да я обяснят, обосноват или обвинят други за проблема. Може би им е трудно да се справят с критиката, или не са склонни да носят отговорност за техните действия.
2. Фокусират върху положителната част и я използват, за да затвърдят това, което вече знаят. Тази реакция може да показва лоши умения за слушане.
3. Ако обратната връзка е отрицателна, те решават, че лицето, което им дава обратната връзка, греши и отхвърлят коментарите му изцяло. Тези хора могат да бъдат склонни към арогантност или свръхувереност.
4. Ако обратната връзка е напълно положителна, те приемат, че лицето, което я дава, „е учтив с тях и не могат да приемат, че похвалата е истинска“. Това може да се дължи на липса на самочувствие или на това, че се съмняват в себе си.

💡

Голяма част от хората вместо да се опитат да разберат как поведението или представянето им трябва да се промени и какво могат да направят, за да надградят силните си страни, те продължават да правят това, което са правили преди.

Предлагам Ви да променим ситуацията….

Използване на матрицата за обратна връзка

Матрицата за обратна връзка е инструмент за преодоляване на емоционалните ви реакции при получаване на обратна връзка. Целта е да можете да направите положителни промени в представянето или поведението си.

Както е показано на фигура 1 по-долу, матрицата има четири квадранта, които се отнасят до различните видове обратна връзка, които получавате.

Нека да разгледаме всеки квадрант отблизо:

Положителни / очаквани: 😊

Често имаме добра представа с какво се справяме добре. Когато получим положителна обратна връзка за конкретните дейности – не е нещо неочаквано за нас. Приемаме я и толкова…

Но вместо просто да чуем и приемем положителната обратна връзка, бихме могли да се запитаме:

• Има ли още нещо, което мога да направя, за да подобря това мое умение?
• Как мога да използвам това умение, за да повиша своята производителност или удовлетвореността ми от работата ?
• Как мога да използвам това умение, за да помогна на други, които не са толкова силни в конкретната област?

Отрицателни/очаквани: 🙃

В случаите, в които сме честни със себе си – сме наясно кои са тези от областите от нашата работа, които се нуждаят от подобрение.

Често пъти, когато нашият мениджър ни покани на среща – знаем много добре какво ще обсъждаме!

Много пъти се случва да сме по-критични към себе си, отколкото другите, но просто не знаем как да се подобрим без известна помощ.

За да направите положителна промяна, получавайки тази очаквана обратна връзка, се запитайте:

• Какви действия вече съм предприел за справяне с даденото затруднение?
• Доколко успешни бяха тези действия?
• Какво друго трябва да науча и/или да променя, за да постигна желаните резултати?
• Ако не направя тези промени, как това ще се отрази на работата и/или живота ми?

Положителни/неочаквани: 🤗

Получаването на положителна обратна връзка, която не очаквате, е точно като да Ви изненадат с подарък, когато най-малко да очаквате. Няма как да не се почувствате добре, научавайки нещо положително за себе си.

Но след първоначалната радост е важно да разгледате тази обратна връзка в детайли, като се запитате:

• Защо се изненадах, когато чух обратната връзка?
• Какви предишни преживявания може да са ме накарали да не обърна внимание или да отхвърля това мое умение?
• Как ще отпразнувам тази моя малка победа?
• Как мога да използвам това умение, за да подобря живота си?

Отрицателни/неочаквани: 😳

Тази обратна връзка е една от най-трудните за приемане и разбиране. Но може да бъде изключително полезна, в случай, че сме отворени да си дадем сметка за някои неща.

Неочакваната отрицателна обратна връзка често е свързана с неща, които не искаме да признаем или не сме готови да се изправим срещу тях. Може да ни накара да се защитаваме или да изпитваме силни негативни емоции. Когато обаче се научим да се справяме с нея, можем да направим големи стъпки напред в нашето пътуване към самоусъвършенстването.

Въпроси, над които можем да помислим:

• Каква друга информация ми е необходима, за да осмисля обратната връзка?
• Каква подкрепа, обучение или коучинг са ми необходими, за да се справя?
• Мога ли да използвам тази обратна връзка, за да открия повече за себе си?
• Какъв план мога да съставя, за да направя малки, постижими промени в краткосрочен план?
• Как подобряването на това ще се отрази на други области от работата ми или живота ми?

💡

Когато получавате обратна връзка – направете така, че да я използвате, за да подобрите своя опит и резултати.

В случай, че сте мениджър, който дава обратна връзка – е важно да работите с членовете на Вашия екип, използвайки по-горе дадените като пример въпроси. Много често служителите имат нужда от насоки.

От тук можете да изтеглите примерна Матрица за работа с конструктивната обратна връзка:

Матрица