52 дигитални карти, които съдържат най-важната информация за въвеждане на нови служители в работния процес.
Какво е значението на onboarding процеса?
Новопостъпващият служител получава подробна и ясна информация относно:
➡️ всички задължения и отговорности на длъжността;
➡️ поставените цели пред длъжността, които са обвързани с бизнес целите на организацията;
➡️ как ще бъде оценявана ефективността на работата му;
➡️ какви са предварително поставените очаквания към него.
От гледна точка на компанията, знаейки по-горе изброената информация, а именно задълженията и отговорностите на длъжността, нейните цели, регламентираните критерии, с които ще бъде оценявана работата на новия служител, както и очакванията към него – ще трябва да изготви:
➡️ график за провеждане на срещи, в т.ч. и участните в тях, както и темите, които ще бъдат коментирани;
➡️ конкретизиране на обученията, които трябва да премине новия колега;
➡️ кои са областите, на които специално трябва да му бъде обърнато внимание.
Започването на нова работа, представлява стрес, дори и за най-големите професионалисти.
Дали новият служител ще започне работа при високи нива на стрес, или плавно и спокойно, зависи от onboarding процеса във вашата компанията.
Дигиталните карти, които създадох ще ви предоставят най-важната информация за onboarding процеса. Ще ви водят стъпка по стъпка от момента, в който новият колега приеме вашето предложение за работа до първата му година в компанията.
От практиката ми, бих могла да кажа с категоричност, че повечето компании пропускат факта, че процесът по въвеждане на новите служители в работния процес започва от момента, в който те приемат предложението за работа.
Обърнете внимание, че проучванията сочат, че 25% от текучеството на персонал се случва през първите 45 дни от започването на работа.
Това текучество е резултат от хаоса, липсата на структурирани процеси, адекватни обучения за конкретната позиция, т.е. пълно отсъствие на onboarding процес или наличието на неефективен такъв.
📑 Ефективният процес по въвеждане на новопостъпващи служители трябва да бъде съобразен с конкретната позиция, да бъде изчерпателен и фокусиран върху усвояването на информацията, и прилагането й на практика от страна на новите служители.
Често допускана грешка, е съсредоточаването само върху документацията, свързана с възникването на трудовото правоотношение.
Целта на дигиталните карти е да подкрепят HR специалистите и мениджърите на отдели. Преминавайки стъпка по стъпка през указанията в тях, ще бъдат последователни във въвеждането на новите си колеги в работния процес на компанията.
Как дигиталните карти помагат едновременно на HR-ите и мениджърите на отдели?
📑 В практиката се срещат две основни постановки, що се касае до структурирането и организирането на процеса по въвеждане на нови служители.
В първата, служителите на отделите по човешки ресурси се занимават с административната част от процеса по въвеждане на нови служители, а мениджърите на отдели поемат отговорността за изграждането, управлението и осъществяването на onboarding процеса.
Във втората, цялата организация на процеса е отговорност на HR екипа, вкл. изграждането и цялостната организация на процеса, а мениджърите дават информация, спрямо динамиката на ежедневието и задачите на екипите – кога и с кого ще се срещне новия служител, и как ще бъде въведен в работата.
И при двете постановки, е от изключително голямо значение мениджърите и определените от тях ментори да бъдат подготвени за процеса и ролите, които ще изпълняват.
Дигиталните карти ще помогнат на всички участници в процеса да регламентират стъпките по въвеждане на новия служител – в кой ден, какви срещи ще има и с кого. Коя е необходимата информация, която трябва да му бъде предоставена, кои са ресурсите, с които трябва да разполага, както и обученията, които е необходимо да премине.
Считам за важно да акцентирам върху това, че дните преди започването на новия служител, както и първите му седмици като ваш служител, ще изградят неговите представи по отношение на това как се работи във вашата компания, как се отнасяте със служителите, каква е степента на организираност, какви са взаимоотношенията в компанията, и би ли могъл той да разгърне потенциала си при работодател, като вас.
За съжаление, въпреки всички доказателства за това колко е важен onboarding процесът и при наличието на толкова много добри практики – повечето компании нямат изграден такъв, а и голяма част от мениджърите не го разбират правилно.
📑 Бих искала да подчертая, че ефективният процес по въвеждане на новите служители, води до:
➡️ привличане и задържане на квалифицирани служители, както и насърчаването на тяхното отлично представяне;
➡️ увеличаване на ангажираността и удовлетвореността от работата при служителите;
➡️ увеличаване на продуктивността;
➡️ подобряване и разбиране на фирмената култура;
➡️ пълно разбиране на естеството на заеманата длъжност, и по какъв начин тя е обвързана с постигането на бизнес целите на организацията. По-друг начин казано, какъв е нейният принос;
➡️ подобряване на динамиката на екипа.
Каква информация съдържат дигиталните карти (52 на брой)?
В тях ще откриете цялата ви необходима информация от деня, в който вашият нов служител приеме предложението Ви за работа до първата му година, а именно:
Раздел I Въпроси, които да зададете на вашия нов служител веднага след като приеме предложението ви за работа.
Тези въпроси са насочение към проучване на мнението му по отношение на процеса по подбор във вашата компания, както и на специалистите по човешки ресурси, с които се е срещнал.
До каква степен е наясно със задълженията и отговорностите на длъжността, на която ще бъде назначен и др.
Раздел II Действия, които да предприемете от момента на приемане на предложението за работа до първия работен ден на новия служител.
Препоръките, които ще прочетете в този раздел ще ви гарантират, че няма да пропуснете нито една от ключовите стъпки. Отделно ще получите препоръки за неща, за които много малко компании биха се сетили.
Как да вземете максимума от срещата ви с новия колега, чиято основна цел е подписване на трудовия договор, но не само.
Раздел III Как да демонстрирате фирмената ви култура на новия ви колега още преди да е започнал работа.
Фирмената култура поставя основите на изграждане на общност, демонстрира визията, мисията и ценностите на вашата компания, и не на последно място показва отношението на компанията към служителите.
В този раздел ще получите препоръки за 17 добри практики, които ще ви помогнат да засилите положителното впечатление в новия служител.
Раздел IV Денят преди постъпването му на работа, и първият му работен ден
В този раздел ще ви предоставя чек-лист, който ще ви помогне да не пропуснете нищо важно.
Препоръчвам ви в края на първият работен ден да проведете среща с вашия нов колега. Ще ви подкрепя с точните въпроси, които да му зададете.
Раздел V Краят на първата работна седмица
Време е за насрочване на среща между мениджъра на отдела, колегата-ментор и новият служител. Ще ви помогна да организирате срещата, да се подготвите с въпроси и да се придържате към главната цел на тази среща.
Това е подходящо време за създаване на публикации и видеа за социалните мрежи. Ще ви предоставя идеи, разбира се!
Раздел VI Краят на първия работен месец
Краят на първия работен месец е идеалното време да се уверите, че колегата ви има възможност да прилага притежаваните от него знания, умения и професионален опит, както и че ги надгражда в резултат на обученията, които е преминал до този момент, които са част от вашия onboarding процес.
В този раздел ще прочетете насоки за провеждане на тази така важна среща, както и подкрепящи ви въпроси.
Раздел VII Краят на третия работен месец
В случай, че сте направили всичко описано в дигиталните карти до този момент, то вашият нов служител, вече би трябвало да е навлязъл напълно в работната среда и ежедневие.
Знае към кой да се обърне за съдействие. Присъствал е на поне три срещи, по време на които е получил обратна връзка за представянето му, както и е имал възможността да зададе всички въпроси, които има.
Представянето по време на първото тримесечие определя посоката на кариерното му развитие във вашата компания. Време е да проведете кариерен разговор с него. Да поговорите за по-големи цели.
Това е една и от най-важните срещи, които ще проведете. На този етап съм се постарала да ви подготвя и предоставя много важна информация и безценни насоки.
Раздел VIII Шестият работен месец
До този момент на всички срещи присъстваха мениджърът на отдела, колега-ментор и новият служител.
Препоръчвам ви в началото на шестия месец да включите в срещата и представител на ръководството на компанията.
📑 По време на тази среща се обсъждат:
➡️ трудностите, които колегата среща, и са свързани със задълженията, които има;
➡️ най-често срещаните проблеми;
➡️ задачите, които му отнемат най-много време от работния ден;
➡️ неговата гледна точна за отговорността на позицията му и др.
Раздел IX Първата година
Извървяхте рамо до рамо с вашия нов служител цяла една година, изпълнена със събития.
Не забравяйте, че по време на интервютата за работа вашият колега е споделил неговите цели, свързани с кариерното му развитие, и е споделил мотивацията си за заемане на конкретната длъжност.
Подходящ момент да погледнете назад и да похвалите служителят за неговите постижения, както и да му помогнете да оформи своя път с вас за бъдещите лични и фирмени победи.
Как да го направите, ще научите в дигиталните карти!
Заедно с дигиталните карти, получавате и ръководство, което ще ви напътства в правилния избор на ментори във вашата организация.
📑 Какво ме провокира да създам това Ръководство?
Публикувах анкета в Linkendin, която беше свързана с менторството, на което аз съм изключителен застъпник. Винаги, когато имам възможност, обръщам внимание от колко голямо значение е за всяка една организация – създаването на менторски програми.
Точният въпрос, който зададох на аудиторията от професионалисти беше:
📑 Бихте ли споделили мнението си по отношение на работата с ментор, в резултат на опита, който имате в работна среда?
➡️ 75% от отговорилите – потвърдиха, че са имали ментор и им е било много полезно;
➡️ 20% споделиха, че нямат добър опит;
➡️ Останалите 5 % споделиха тяхното мнение в коментар.
💬 Ето и част от коментарите:
➡️ „Истината е, че ако има кой да повярва в теб още от самото начало на твоя професионален път и ти вложиш усилия, за да му оправдаеш доверието му, накрая старанието се отплаща. Никога няма да забравя човекът, който първи повярва в мен и ме научи на много“;
➡️ “в днешно време са много малко хората в организациите, които имат времето и желанието да подадат ръка на неопитен кадър, да бъдат негови ментори и да са неотлъчно до него.”;
➡️ „Да случиш на ментор е като шестица от тотото.“;
➡️ „Винаги ми е било полезно, когато съм имал даващ, споделящ и подкрепящ ментор, с който имаме общи ценности.“;
➡️ „Пожелавам на всеки да чиракува и да се учи от добър майстор в занаята.“
Бих искала да подчертая нещо много важно:
не всеки служител, който е с отлично представяне, би могъл да влезе пълноценно в ролята на ментор.
Препоръчвам ви да преминете през всички стъпки в ръководството, за да се убедите, че правите правилния избор!
За да поръчате дигиталните карти е необходимо да попълните формата по-долу.
В случай, че имате нужда от подкрепа в създаване и структуриране на onboarding процес във вашата компания, или сте колега, който се интересува от тема, и би искал да получи обучение, бихте могли да се свържете с мен на ☎️+359 884 77 66 56 или 📧 galinakatsarska@gmail.com
Благодаря ви, че стигнaхте до тази част на публикацията.
Казвам се Галина Кацарска.
Работя като HR и кариерен консултант повече от 13 години.
Започнах работа в корпоративния свят през далечната 2009 г. като Асистент човешки ресурси и продължих до 2019 г., когато вече заемах длъжността Корпоративен HR мениджър.
Развитието ми стана постепенно и преминах през най-важните направления в човешките ресурси.
HR опитът ми е придобит в:
➡️ модна компания, която е безспорен световен лидер;
➡️ нефтена компания, с дялово участия на Газпром Нефт;
➡️ компания, която е специализирана в изграждането на фотоволтаични, хидро и вятърни централи в цял свят.
През 2019 г. взех решение да се отделя от корпоративния свят и да работя като HR eксперт на свободна практика. Това мое решение ми дава възможността да бъда полезна както на фирми, така и на физически лица.
Консултантските ми услуги в областта на човешките ресурси са насочени към малкия и среден бизнес.
В областта на кариерното консултиране работя само с физически лица.
Работя с малки компании с големи сърца. Силно вярвам, че те оставят отпечатък с труда, който полагат, с качеството, което предлагат и със страстта, която влагат във всичко, което правят.
С какво мога да Ви бъда полезна:
➡️ Подбор на персонал;
➡️ Индивидуални HR обучения;
➡️ Изграждане на политики за въвеждане на нови служители и подкрепа в процеса;
➡️ Разработване на политики и процедури, адаптирани за конкретна фирмената култура и нужди;
➡️ Оценяване на служители, разработване на KPIs и кариерно развитие;
➡️ Проучвания на удовлетвореността на служителите и ангажираността им с работата;
➡️ Идентифициране на области за подобрение и препоръки за коригиращи действия;
➡️ Одитиране на трудови досиета, вкл. изготвяне на ТРЗ документи.
➡️ Разработване и актуализиране на длъжностни характеристики.
Изборът на външен консултант като мен, гарантира обективност и безпристрастност. Замествам нуждата Ви от наемане на вътрешен служител във вашата компания. Запознавам се в детайли с индивидуалните Ви нужди. Използвате услуги ми само за определен проект.
Работното ми време е гъвкаво, за да отговаря на вашите бизнес нужди.
За мен ще бъде удоволствие да се запознаем!
С уважение,
Галина Кацарска