Длъжностна характеристика | Обучение
Събитието ще се проведе онлайн на 03.05 от 10:00 ч. до 13:00 ч.
Съдържание на обучението:
Част I Определяне на нуждите от назначаване на нови служители
Наемането на нов служител в неподходящ момент, или без да бъде внимателно обмислена неговата роля в организацията, може да струва на компаниите много време и пари. Това е и основната причина в това обучение да се засегне темата, свързана с внимателното обмисляне на нуждата от наемане на нов служител. Ще разглеждаме конкретни ситуации, в които е препоръчително да назначим нови служители, и такива, в които не бива да го правим.
Част II Разработване и актуализиране на длъжностна характеристика /Aнализ на длъжността/
Всяка една от стъпките в тази част от модула ще ви помогне да анализирате длъжността, за която ще стартирате процес по подбор на персонал в детайли. Разглеждат се двата най-често срещани случая, в които анализираме една длъжност.
Ще поставим акцент на факта, че много често задълженията и отговорностите на една длъжност се развиват и променят с течение на времето. Тези промени настъпват не само от бизнес нуждите на компанията, но и въз основа на притежаваните знания, умения и професионален опит на служителите, които я изпълняват. Ще разгледаме конкретен пример, с цел поясняване. Също така, ще се запознаете с конкретни въпроси, които ще ви бъдат много полезни.
Ще поговорим за основните цели на всяка една длъжност. Също така, как бихте могли да използвате анализа на длъжността като рамка с помощта, на която да наблюдавате и сравнявате представянето на кандидатите за работа, създавайки в тях ясно усещане за смисъл и цел.
📑 Задължения, които произлизат от кодекса на труда във връзка с изготвянето на длъжностна характеристика.
Глава V. Възникване и изменение на трудовото правоотношение
Раздел I. Трудов договор
Форма
Чл. 62, ал. 6 (Нова – ДВ, бр. 2 от 1996 г., предишна ал. 3 – ДВ, бр. 120 от 2002 г., предишна ал. 5 – ДВ, бр. 100 от 2010 г., в сила от 01.01.2011 г.), гласи:
при сключването на трудовия договор работодателят запознава работника или служителя с трудовите задължения, които произтичат от заеманата длъжност или изпълняваната работа.
Съдържание
Чл. 66. (Изм. – ДВ, бр. 100 от 1992 г.) (1) (Изм. – ДВ, бр. 52 от 2004 г., в сила от 01.08.2004 г.) Трудовият договор съдържа данни за страните и определя, където в т.2 е записано:
– наименованието на длъжността и характера на работата.
📑 Задължение за изготвяне на длъжностна характеристика, произтича и от:
Глава шеста. Основни задължения на страните по трудово правоотношение.
Раздел I.
Основни задължения при предоставянето на работната сила
Задължения на работодателя за осигуряване на условия за работа
Чл. 127. (1) (Изм. – ДВ, бр. 100 от 1992 г., предишен текст на чл. 127, доп. – ДВ, бр. 25 от 2001 г., в сила от 31.03.2001 г.) Работодателят е длъжен да осигури на работника или служителя нормални условия за изпълнение на работата по трудовото правоотношение, за която се е уговорил, като му осигури:
1.работата, която е определена при възникване на трудовото правоотношение;
2.работно място и условия в съответствие с характера на работата;
3.(изм. – ДВ, бр. 25 от 2001 г., в сила от 31.03.2001 г.) здравословни и безопасни условия за труд;
4.(нова – ДВ, бр. 25 от 2001 г., в сила от 31.03.2001 г., изм. – ДВ, бр. 52 от 2004 г., в сила от 01.08.2004 г., доп. – ДВ, бр. 108 от 2008 г.) длъжностна характеристика, екземпляр от която се връчва на работника или служителя при сключване на трудовия договор срещу подпис и се отбелязва датата на връчването.
Разработване на длъжностна характеристика
Когато говорим за разработване на длъжностна характеристика, бих искала да обърна внимание на първата стъпка, която изключително често се пропуска, а именно:
📑 Анализ на длъжността
Тази първа стъпка е от изключително голямо значение!
Задълженията и отговорностите на служителите в една компания, често растат и се развиват с течение на времето. И това, е съвсем нормално, тъй като на една конкретна длъжност може да сме имали няколко назначения.
Това са били хора, които сами по себе си са уникални, и са притежавали различни знания, умения и професионален опит, но в същото време хора с различни интереси.
Най-често срещаните случаи, в които разработваме (актуализираме) длъжностна характеристика, са два:
1.Напускащ служител;
2.Създаване на конкретна длъжност за първи път.
В първия случай (при напускащ служител), чрез анализа на длъжността, бихме могли да проследим развитието на конкретната длъжност, и по какъв начин хората, които са я изпълнявали са повлияли на това развитие.
Ключовият момент тук, е че за целите на процеса по подбор, е необходимо да проведем разговори с мениджъра на отдела, както и с колегата, който изпълнява длъжността в момента. Това, което аз лично бих ви посъветвала, е да разговаряте и с другите служители на компанията, които имат пряка връзка с тази длъжност.
Разбира се, в случай, че във вашата компания има практика да се проучва удовлетвореността на клиентите, бихте могли да потърсите информация, свързана с обратната връзка за конкретната длъжност, и в частност за човека, който я изпълнява.
След като обедините цялата получена информация, ви препоръчвам да я сравните с последната разработвана длъжностна храктеристика, за да можете да я актуализирате.
При втория случай (създаване на конкретна длъжност за първи път):
Бихме могли да предприемем част от препоръчаните действия, които коментирахме в предходния случай на напускащ служител, а именно:
– да разговаряте с мениджъра на отдела, под чието управление ще бъде новият служител; както и
– да разговаряте с другите служители в отдела.
📑 Тук бих искала да споделя от личен опит, че колегите в отдела имат много ясен поглед какви знания и умения, е необходимо да притежава новия колега, тъй като работата в един отдел е като сглабянето на пъзел – отделните парченца са знанията, уменията и притежавания опит на служителите в него.
Препоръчвам ви да помислите много внимателно над следните въпроси:
➡️ Каква е основната цел, която стои зад създаването на тази нова длъжност?
➡️ Какви задължения и отговорности ще има този човек?
➡️ Какви квалификации трябва да притежава?
➡️ Как тази позиция ще бъде обвързана с резултатите на компанията?
➡️ С кои колеги ще комуникира?
➡️ На кой ще отчита свършената работа?
➡️ Към кой ще се обръща, когато има въпроси?
➡️ Кой ще бъде отговорен за неговото въвеждане в работния процес?
➡️ Има ли служител в компанията, който ще влезе официално в ролята на ментор?
На практика, без тази информация вие не бихте могли да пристъпите към процеса по подбор!
Все пак, ние извличаме основната информация, която ще публикуваме в обявата за работа, именно от длъжностната характеристика.
📑 Моля ви, никога да не копирате длъжностната характеристика, и да я публикувате като обява. Обявата за работа изисква доза креативност.
Обявата за работа, длъжностната характеристика и процеса по подбор имат основна цел, и тя е да дадат на кандидатите ясна представа за това каква е ролята и какво ще се очаква от тях. В същото време, самите вие можете да наблюдавате и сравнявате представянето на кандидатите, използвайки едни и същи критерии.
За по-голямата част от професионалистите, изготвянето на длъжностата характеристика, е изключително скучно занимание. Аз, бих искала да кажа, че можем да погледнем на нея, като на „жив“ документ, който ще ни позволи да съобразяваме отделните роли в съответствие с целите на екипа и мисията на компанията, в която работите.
Отделно, страхотен бонус към този процес, е това че вие ще раговаряте и ще опознаете работата на вашите колеги в детайли.
Използвайте длъжностните характеристики, за да създадете усещане за смисъл и чувство за цел.
Насоки за разработване на длъжностна характеристика
Нека да преминем към насоките, с помощта на които бихме могли да изготвим професионално издържана длъжностна характеристика.
📑 Бих искала да ви обърна внимание на нещо, което за мен е изключително грешна практика, а именно копирането на длъжностни характеристики от интернет пространството.
Длъжностната характеристика, за разлика от трудовия договор, няма задължителни нормативно регламентирани реквизити.
Длъжностната характеристика трябва да съдържа описание на дейностите и задълженията, които служителят трябва да извършва с оглед на успешното и правилно изпълнение на трудовите си задължения.
Препоръчвам ви, длъжностните характеристики, които изготвяте да съдържат следните 8 елемента:
Наименование и код на длъжността.
Кодът на длъжността се определя съгласно съгласно Национална класификация на професиите и длъжностите в Република България (НКПД)
Националната класификация на професиите и длъжностите, се утвърждава от министъра на труда и социалната политика след съгласуване с председателя на Националния статистически институт.
📑 Защо е необходимо да посочим информация за наименованието и кода на длъжността в длъжностната характеристика.
Нека да погледнем към чл. 66, ал. 1, т. 2, която гласи, че Трудовият договор съдържа данни за страните и определя: „наименованието на длъжността и характера на работата“, т.е. съществува задължение, че във всеки трудов договор трябва да присъства наименованието на длъжността, която наетият работник или служител ще изпълнява.
Нека да направим връзка, с информацията, с която се запознахме в началото на обучението, а именно: чл. 127, ал. 1, т.4 „длъжностна характеристика, екземпляр от която се връчва на работника или служителя при сключване на трудовия договор срещу подпис и се отбелязва датата на връчването“.
По тази логика, длъжностната характеристика включва на първо място кода и наименованието на длъжността, които се отнасят към конкретното назначение, и за които физическото лице (работникът или служителя) подписва договор с Работодателя си.
Описание на характерните дейности и процеси за длъжността
Нека да разгледаме съвсем логичното продължение при изготвянето на документа.
Наименованието и кода на длъжността не ни предоставят сами по себе си информация за задълженията и отговорностите, които ще имаме.
За това е необходимо, работните задължения, специфични за всяка конкретна длъжност да се опишат подробно. При разработването на длъжностните характеристики, трябва да се водите от знанието, че всяка длъжност е индивидуална сама по себе си, и това произтича от вида и естеството на включените в нея трудови задължения. Съобразяването с това, е от голямо практическо значение при изготвянето на тези документи.
📑 Бих искала да аргументирам важността на описанието на дейностите и процесите, чрез следния пример от практиката:
При трудов спор във връзка с правилното провеждане на процедурата по подбор при съкращение на щата, съдът решава дали две длъжности са различни или сходни помежду си, като сравнява обема и съдържанието на трудовите задължения, както и изискванията, включени в техните характеристики.
Професионалният ми съвет към вас, е освен споменатите по-горе компонента да включите целите и предназначението на длъжността, тоест какъв принос се очаква от работника и служителя за фирмата, продукта и клиентите – какви са очакваните резултати.
С уважение:
Галина Кацарска