Започване на нова работа
📑 Какво представлява започването на работа за новопостъпващия служител във вашата компания?
По-голямата част от хората са ентусиазирани и силно мотивирани, особено ако смяната на работа е възможност за професионално развитие, за което те се подготвят целеустремено и с постоянство от дълго време.
Очакват ги нови предизвикателства, под формата на нови задължения и отговорности, нови колеги, нова работна среда и технологии.
Служителите знаят много добре, че от тях ще се очаква да приложат притежаваните от тях знания, умения и професионален опит на новото им работно място.
Това, което представлява предизвикателство, е че те ще трябва да ги приложат в среда, в която се работи с непознати или поне различни практики и правила. Отделно, те знаят, че трябва да се приобщят към екипа, с който ще работят. Разбира се, в началото ще бъде наблюдавано тяхното поведението и личностни характеристики.
Започването на нова работа, представлява стрес, дори и за най-големите професионалисти.
Дали новият служител ще започне работа при високи нива на стрес, или плавно и спокойно, зависи от Onboarding процеса във вашата компанията.
Какво представлява onboarding процесът?
Процесът по въвеждане на нови служители в компанията, и какво е неговото значение?
Процесът по въвеждане на новия служител в работния процес започва от момента, в който той приеме предложението за работа. Най-често новият ви колега има предизвестие, което трябва да спази при настоящия си работодател (от един до три месеца).
Компаниите уговарят дата, на която новият служител ще започне работа, както и дата, на която ще си подпише договора и всички съпътстващи го документи. И това, което правят е да чакат първия работен ден на новия им колега.
📑За мен, това е напълно изгубено време.
Нека да разгледаме няколко действия, които колегите от отделите по човешки ресурси биха могли да предприемат, за да изградят връзка с новия служител преди фактическото му започване на работа.
Добро начало би било да му изпратят официален имейл, с който да го приветстват с добре дошъл в компанията. Да му изпратят етичен кодекс, корпоративни видеа или други вътрешно-фирмени материали, чрез които ще го запознаят в детайли с мисията, визията, историята и ценностите на компанията.
На второ място, препоръчвам да представят новия колега по имейл на екипа, с който той или тя ще работи. Информацията в имейла е добре да съдържа снимка, кратко представяне на професионалния опит и описание на длъжността, която ще заеме.
Организиране на виртуална или среща на живо, чиято основна цел е новият служител да се запознае с екипа.
Едно от най-ключовите действия е изборът на ментор (служител от компанията), който ще го подкрепя в процеса по въвеждане в работния процес през първите месеци. Обърнете внимание, че спрямо спецификата на длъжността, която ще заеме новият колега, за ментори могат да бъдат определени няколко служителя. Много е важно менторът да има яснота, по отношение на задълженията и отговорностите, които ще има в този процес.
Подготовка на цялата техника, която е необходима за длъжността, в т.ч. предоставяне на достъпи, създаване на потребителски имена и пароли, уточняване на нивата за достъп.
Осигуряване на работно място, и всичко необходимо към него.
Няма нищо, което да прави по-лошо впечатление от това новият служител да дойде на работа в първия си работен ден, и да няма подготвено работно място и ресурси, които са му необходими, за да изпълнява задълженията, произтичащи от длъжността му.
Създаване на пакет, който може да съдържа много и различни неща от тефтери и химикалки, през тениски и чаши, картички, послания от служителите, украси на работното място за първия работен ден, до туко-що засято цвете, което служителят ще отглежда и много други неща.
Подготвяне на информация за организационната структура на компанията, с детайлни описания кой отдел, съответно служител с какво се занимава.
Критично важно, е представител на отдел човешки ресурси да разговаря с мениджърите на отдели, за да се регламентират стъпките по въвеждане на новия служител – в кой ден, какви срещи ще има и с кого. Коя е необходимата информация, която трябва да му бъде предоставена, кои са ресурсите, с които трябва да разполага, както и обученията, които е необходимо да премине.
За много колеги, респективно организации по-горе изброените дейности са прекалено много.
Точно по тази причина, бих искала да подчертая следното нещо:
📑 Ефективният процес по въвеждане на новопостъпващи служители трябва да бъде едновременно изчерпателен и ефикасен. Често допускана грешка, е съсредоточаването само върху документацията, свързана с възникването на трудовото правоотношение.
Преди да кажем кои са предимствата на ефективния процес по въвеждане на новите служители в работния процес, бих искала да ви помоля да обърнете внимание на следната информация:
Проучванията сочат, че 25% от текучеството на персонал се случва през първите 45 дни от започването на работа.
Това текучество е резултат от хаоса, липсата на структурирани процеси, адекватни обучения за конкретната позиция, т.е. пълно отсъствие на onboarding процес или наличието на неефективен такъв.
Ефективният процес по въвеждане на новите служители, води до:
➡️ привличане и задържане на квалифицирани служители, както и насърчаването на тяхното отлично представяне;
➡️ увеличаване на ангажираността и удовлетвореността от работата при служителите;
➡️ увеличаване на продуктивността;
➡️ подобряване и разбиране на фирмената култура;
➡️ пълно разбиране на естеството на заеманата длъжност, и по какъв начин тя е обвързана с постигането на бизнес целите на организацията. По-друг начин казано, какъв е нейният принос;
➡️ подобряване на динамиката на екипа.
Запомнете:
Дните преди започването на новия служител, както и първите седмици след започването му, ще изградят неговите представи по отношение на това как се работи във вашата компания, как се отнасяте със служителите, каква е степента на организираност, какви са взаимоотношенията в компанията, и би ли могъл той да разгърне потенциала си при работодател, като вас.
📑 До какво би довело липсата на onboarding процес, или съществуващ неефективен такъв:
➡️ до объркване и невъзможност за адаптиране на новите сужители, поради липса на организираност от страна на компанията;
➡️ до по-ниска ангажираност, и съответно напускане.
За съжаление, въпреки всички доказателства за това колко е важен onboarding процесът и при наличието на толкова много добри практики – повечето компании нямат изграден такъв, а и голяма част от мениджърите не го разбират правилно.
Изграждане и структуриране на onboarding процес
📑 Задайте си следните въпроси на вътрешно-фирмено ниво:
➡️ кога и с какво ще започне процесът по въвеждане?
➡️ колко време ще продължи процесът по въвеждане?
➡️ с какво впечатление искате новите служители да останат още преди да са започнали работа, както и в края на първия ден?
➡️ какво трябва да знаят новите служители за културата, мисията, визията, ценностите и работната среда?
➡️ каква ще е ролята на HR отдела в процеса?
➡️ каква ще е ролята на мениджърите на отдели?
➡️ каква ще е ролята на членовете на отделните екипи?
➡️ как ще съберете отзиви за програмата по въвеждане и как ще измерите нейния успех?
📑 Подготовка на мениджърите за тяхната роля в процеса по въвеждане на нови служители в компанията
В практиката се срещат две основни постановки:
В първата, служителите на отделите по човешки ресурси се занимават с административната част от процеса по въвеждане на нови служители, а мениджърите на отдели поемат отговорността за изграждането, управлението и осъществяването на onboarding процеса.
Във втората, цялата организация на процеса е отговорност на HR екипа, вкл. изграждането и цялостната организация на процеса, а мениджърите дават информация, спрямо динамиката на ежедневието и задачите на екипите – кога и с кого ще се срещне новия служител, и как ще бъде въведен в работата.
И при двете постановки, е от изключително голямо значение мениджърите и определените от тях ментори да бъдат подготвени за процеса и ролите, които ще изпълняват.
Как протича подготовката?
Препоръчвам провеждане на среща между представител на отдел човешки ресурси и мениджър на отдела, към който ще се присъедини новият колега (още по-добрият вариант е да присъстват и всички членове на екипа) с цел изясняване на всички конкретни задачи, отговорности и очаквания, които ще имат към него през първите три месеца.
Тази стъпка е от решаващо значение.
Предлагам ви да разгледаме какво е нейното значение, както за новопостъпващия служител, така и за компанията.
От гледна точка на новопостъпващия служител, същият получава подробна и ясна информация относно:
➡️ всички задължения и отговорности на длъжността;
➡️ поставените цели пред длъжността, които са обвързани с бизнес целите на организацията;
➡️ как ще бъде оценявана ефективността на работата на новия колега;
➡️ какви са предварително поставените очаквания към него.
От гледна точка на компанията, знаейки по-горе изброената информация, а именно задълженията и отговорностите на длъжността, нейните цели, регламентираните критерии, с които ще бъде оценявана работата на новия служител, както и очакванията към него – ще трябва да изготви:
➡️ график за провеждане на срещи, в т.ч. и участните в тях, както и темите, които ще бъдат коментирани;
➡️ конкретизиране на обученията, които трябва да премине новия колега;
➡️ кои са областите, на които специално трябва да му бъде обърнато внимание.
📑 Защо мениджърът на отдела, към който ще се присъедини новият служител е главното действащо лице в onboarding процеса?
Като мениджър той има най-задълбочени познания за изискванията, по отношение на работа на новоназначения колега.
Той знае най-добре каква е динамиката на екипа, кои са силните и слабите страни на членовете на екипа, и в коя част от работния процес новият колега може да бъде най-полезен. По-друг начин казано, или като допълнение, мениджърът на отдела е човекът, който знае какъв е целият набор от инструментариум и информация, които трябва да бъдат предоставени още в самото начало на процеса по въвеждане.
Мениджърът на новия служител, е човекът, който може най-добре да предостави информация за показателите за ефективност, в съответствие с описанието и целите поставени пред длъжността.
Обръщам ви внимание, че тези показатели трябва да бъдат измерими, уместни и постижими. Последното казано се отнася, както за етапите от процеса по въвеждане (брой срещи и обучения за определен период от време), така и впоследствие за изпълнението на задълженията от страна на служителя (спазване на срокове, брой задачи за изпълнение, резултати, които трябва да бъдат достигнати и т.н.).
Целта на тези показатели е да осигурят ясен път на новия колега, за да разбере как изглежда успехът на неговата роля.
Повече от необходимо, е да се определят показателите, по които ще се оценява работата му през първите 6 месеца от постъпването му, както и броят срещи и начините по време, на които ще му бъде предоставяна конструктивна обратна връзка.
След като вече новата длъжност е разгледана в детайли, следва планирането на прогресивен график. На този етап HR специалистът трябва да създаде график за въвеждането, респективно обучението на новия колега, които постепенно ще му помогнат да разбере своите отговорности, и съответно да постига целите на длъжността.
Тази стъпка от процеса може да включва комбинация от обучение на работното място, семинари и менторство, както и участие във вътрешно-фирмени академии. Изключително важна стъпка, тъй като гарантира, че новоназначеният постепенно ще се запознае с ролята и нейните отговорностите, намалявайки риска от претоварване, и повишавайки своята увереност и компетентност.
Графикът за обучение трябва да бъде персонализиран според това, с което трябва да се запознае, съответно да научи. Първоначално по-голямата част от дейностите по въвеждане са съсредоточени около обучението, като постепенно новият служител започна да върши все повече и повече работата и ще се отделя все по-малко време за обучение по темите, свързани с въвеждането му в процеса.
Обърнете внимание, че графикът в течение на процеса по въвеждане може да претърпи промяна. Това е напълно нормално и не бива да ви притеснява, тъй като зависи от темпото на учене на новия ви колега. Някои хора учат по-бързо, докато други се нуждаят от повече време, за да усвоят нови знания.
HR специалистите, както и мениджърът на отдела трябва редовно да проследяват дейностите по въвеждане и напредъка на новия колега. Мениджърът е човекът, който трябва да следи и оценява напредъка на служителя, в т.ч. да наблюдава как се справя с предизвикателствата и да му предоставя подкрепа, в областите, в които е необходимо.
Текущата обратна връзка и подкрепата за новите служители са от решаващо значение и трябва да бъдат включени в onboarding програмaта.
Препоръчвам ви да използвате предварително конкретизирани показатели, за да проследите ефективността им. Това може да ви даде ценна представа за това как се справя този служител и как бихте очаквали да се представя в бъдеще.
Това може да стане чрез ежедневни наблюдения и седмични срещи, по време, на които се водят разговори и се предоставя конструктивна обратна връзка, и обсъждане на напредъка.
Ежедневните наблюдения помагат на мениджъра да маркира незабавно всички проблеми и да осигури своевременна подкрепа, като по този начин подобрява периода на въвеждане и удовлетворението от работата на новия колега.
Всеки път, в който мениджърът констатира, че част от процеса по въвеждане е неефективен, и съответно не води до очакваните резултати, той трябва да сподели с HR отдела, с цел предприемане на коригиращи действия.
Предлагам ви няколко въпроса, които можете да използвате по време на първите си срещи с новия служител:
➡️ чувствате ли, че имате ясно разбиране за своите отговорности и задължения, както и за очакванията към вас?
➡️ има ли аспекти на длъжността, които намирате за предизвикателство?
➡️ има ли области от вашата работа, в които смятате, че имате нужда от повече обучение или подкрепа?
➡️ чувствате ли се добре с динамиката на екипа и фирмената култура?
➡️ според вас разполагате ли с всички ресурси и инструменти, от които се нуждаете, за да изпълнявате работата си ефективно?
➡️ имате ли някакви предложения за подобряване на процеса по въвеждане, въз основа на вашето преживяване до този момент?
В случай, че новият колега сподели някакви притеснения, опасения или съобщи, че onboarding процесът не върви добре, е много важно да ги изслушате внимателно, да приемете притесненията му сериозно и да предприемете действия.
Препоръка: задавайте доуточняващи въпроси. Служителят трябва да се почувства чут и разбран, и след това да види, че предприемате последващи действия.
Този проактивен подход показва, че сте ангажирани с това той да се реализира, и да се почувства успешен и допринасящ към бизнес целите на вашата компания.
Една от най-важните задачи пред мениджъра, и екипа е да помогнат на новия служител да се интегрира в екипа.
Насърчаването на чувството за принадлежност е критичен аспект на onboarding процеса. Когато служителите изпитват чувство за принадлежност, те са по-склонни да се ангажират с работата и да бъдат продуктивни. Чувстват се ценени и разбрани, което ги мотивира да дадат най-доброто от себе си.
Също така, чувството за принадлежност значително увеличава задържането на служителите, тъй като е по-малко вероятно те да напуснат организация, в която се чувстват част от общността и имат положителни взаимоотношения. Освен това чувството за принадлежност може да повлияе положително на благосъстоянието на служителя. Служителите, които се чувстват свързани и ценени, вероятно ще изпитат по-голямо удовлетворение от работата, при ниски нива на стрес, свързани с работата.
Как бихте могли да помогнете на вашия нов колега да развие това чувство за принадлежност?
Организирайте лични или виртуални дейности, които целят изграждане на силни взаимоотношения между колегите в отдела, а и не само (припомням ви, че този процес започва още преди започването му на работа).
Тези дейности могат да варират от игри до виртуални семинари, но всички те трябва да бъдат насочени към насърчаване на взаимодействието, ангажираността и споделянето между членовете на екипа.
Чудесна идея е провеждането на неформални срещи чрез виртуални/лични кафе паузи или обяди, по време на които членовете на екипа могат да се свържат на лично ниво, и да споделят опит. Това може да помогне за премахване на бариерите и да позволи на дистанционно работещите служители (важи и за колегите, които работят присъствено) да се чувстват по-свързани с колегите си.
Определете член на екипа, който ще бъде отговорник за организирането на тези срещи.
Препоръчвам ви да изберете човек, който наистина има желание. Този човек трябва да е опитен служител, който умее да дава насоки, да отговаря на въпроси и да предлага подкрепа, карайки новоназначения да се чувства добре дошъл и ценен.
Често се случва вглъбени в работата да пропускаме важни детайли, за това е добра идея да се допитате до новите служители – те могат да ви предложат различни перспективи и свежи идеи. Ще почувстват, че оценявате мнението и професионалния им опит.
Финални думи
Не се притеснявайте, ако в движение се наложи да коригирате onboarding процеса.
В практиката, много често се случва, независимо от това колко много време сме отделили, и колко добре сме организирали процеса.
Всеки нов служител изисква различен подход.
За мениджърите на отдели е от решаващо значение да разпознават признаците на неефективно въвеждане, за да могат своевременно да отговорят на нуждите на новия колега, а не да започнат да предприемат действия, когато е станало твърде късно.
Бъдете внимателни за следните червени флагове:
🔴 Служителят не се представя добре, според вашите очаквания, които се основават на неговите знания, умения и професионален опит, с които вие сте запознати от процеса по подбор на персонал.
В случай, че новият служител изпитва затруднения да отговори на очакванията за представяне, въпреки че притежава необходимите умения, квалификации и опит, това може да е знак за неефективно въвеждане в работата. Обърнете внимание дали допуска едни и същи грешки отново и отново. Напълно възможно е да не е разбрал своята роля, произтичащите от нея задължения и отговорности, или стандартите, които се очаква да покрие. Също така, е възможно критично важна информация да не му е била представена по разбираем начин.
🔴 Новият служител изглежда незаинтересован или демотивиран.
В тези случаи, най-често хората се чувстват изгубени, или претоварени от огромен обем нова информация, без да имат време да я обмислят и да я приложат на практика. Може да се притесняват, че не разбират целите на длъжността си, както и всички етапи, през които трябва да преминат, за да ги постигнат.
🔴 Забелязвате, че новият ви колега стои в страни от екипа
В случай, че забелязвате, че новият ви служител има проблеми с вписването в екипа и изграждането на взаимоотношения с колегите си, това може да означава, че не е получил достатъчно подкрепа или насоки по време на процеса по въвеждане. Може да има нужда от човек, с който да поговори, за да се запознае и ориентира във фирмената култура.
Винаги бъдете внимателни в това отношение – за съжаление, често се случва членовете на екипа да отхвърлят нови хора.
🔴 Новият колега задава твърде много въпроси или изглежда объркан.
Това поведение индикира, че не разбира част от информацията, която е достигнала до него, или комуникацията в организацията е неефективна, и той получава различни напътствия за едно и също нещо.
Изброените червени флагове могат да се появят на всеки етап, но често са най-забележими през първите няколко месеца от наемането на работа. Ако ги забележите, е необходимо да помислете за повторен onbording процес, през който да преведете служителя. В този случай, няма да е необходимо да преминавате през всички стъпки от самото начало, разбира се. Ще обърнете внимание на специфичните аспекти на длъжността, и от какви допълнителни обучения и подкрепа се нуждае.
Добра практика е непрекъснато да оценявате и усъвършенствате onboarding процесa във вашата компания. Търсенето на обратна връзка от новите служители, провеждането на проучвания и фокус групи може да осигури ценна информация за това какво работи добре и какво може да се подобри.
Не се притеснявайте от случаите, в които ще се наложи повторно привеждане през някои от стъпките на процеса с един и същ служител. Чрез повторение, въз основа на обратна връзка, ще си гарантирате, че колегата ви ще е ефективен в работния процес.
Няколко важни думи към колегите от отделите по човешки ресурси, мениджърите на отдели и собствениците на компании, които все още нямат разработен onboarding процес:
Обмислете много внимателно написаното в тази публикация и се ангажирайте с изграждането на процеса във вашата компания. Наличието на процес по въвеждане на новопостъпващи служители е сигурна предпоставка за успеха им, респективно и този на вашата компания.
Инвестирайки в този процес, ще успеете да се заобиколите с мотивирани, добре обучени и лоялни служители, които ще бъдат ангажирани с работата, и ще са готови да допринесат за растежа и успеха на вашата организация.
Препоръчвам ви да разгледате авторски разработените от мен дигитални карти Onboarding процес – стъпка по стъпка (HR ресурси)
📑 Те ще водят служители във вашата компания, които са анагажирани с onboarding процеса стъпка по стъпка от момента, в който новият ви служител приеме вашето предложение за работа до първата му година като ваш служител.
Заедно с дигиталните карти получавате и ръководство за избор на ментори, които ще подкрепят новите колеги през първите им месеци.
В случай, че имате нужда от подкрепа, бихте могли да се свържете с мен на тел. ☎️+359 884 77 66 56 или 📧 galinakatsarska@gmail.com.
Благодаря ви, че стигнaхте до тази част на публикацията.
Казвам се Галина Кацарска.
Работя като HR и кариерен консултант повече от 13 години.
Започнах работа в корпоративния свят през далечната 2009 г. като Асистент човешки ресурси и продължих до 2019 г., когато вече заемах длъжността Корпоративен HR мениджър.
Развитието ми стана постепенно и преминах през най-важните направления в човешките ресурси.
HR опитът ми е придобит в:
➡️ модна компания, която е безспорен световен лидер;
➡️ нефтена компания, с дялово участия на Газпром Нефт;
➡️ компания, която е специализирана в изграждането на фотоволтаични, хидро и вятърни централи в цял свят.
През 2019 г. взех решение да се отделя от корпоративния свят и да работя като HR eксперт на свободна практика. Това мое решение ми дава възможността да бъда полезна както на фирми, така и на физически лица.
Консултантските ми услуги в областта на човешките ресурси са насочени към малкия и среден бизнес.
В областта на кариерното консултиране работя само с физически лица.
Работя с малки компании с големи сърца. Силно вярвам, че те оставят отпечатък с труда, който полагат, с качеството, което предлагат и със страстта, която влагат във всичко, което правят.
С какво мога да Ви бъда полезна:
➡️ подбор на персонал;
➡️ индивидуални HR обучения;
➡️ изграждане на политики за въвеждане на нови служители и подкрепа в процеса;
➡️ разработване на политики и процедури, адаптирани за конкретна фирмената култура и нужди;
➡️ оценяване на служители, разработване на KPIs и кариерно развитие;
➡️ проучвания на удовлетвореността на служителите и ангажираността им с работата, в т.ч. идентифициране на области за подобрение и препоръки за коригиращи действия;
➡️ одитиране на трудови досиета, вкл. изготвяне на ТРЗ документи.
➡️ разработване и актуализиране на длъжностни характеристики.
Изборът на външен консултант като мен, гарантира обективност и безпристрастност. Замествам нуждата Ви от наемане на вътрешен служител във вашата компания. Запознавам се в детайли с индивидуалните Ви нужди. Използвате услуги ми само за определен проект.
Работното ми време е гъвкаво, за да отговаря на вашите бизнес нужди.
За мен ще бъде удоволствие да се запознаем!
С уважение,
Галина Кацарска