В тази публикация ще отговоря на следните въпроси:
➡️ какво е определението за трудово досие;
➡️ кои са задължителните документи, които трябва да се съхраняват в него, свързани със сключването и възникването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение;
➡️ колко време се съхраняват досиетата на служителите;
➡️ за какво да внимавате при обработване на личните данни на служителите.
📑 Какво представлява трудовото досие на работника или служителя:
Съгласно чл. 128б, ал. 1 и 2 от Кодекса на труда, работодателят е длъжен да води трудово досие на всеки работник или служител.
Трудовото досие на един служител представлява комплект от документи, съдържащи информация за цялостния му професионален път в конкретна компания. Тази информация се използва за различни административни, правни и организационни цели.
Трудовото досие на работника или служителя се създава при постъпване на работа и в него се съхраняват всички документи, свързани с възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото му правоотношение.
По-друг начин казано, с документите от трудовото досие се удостоверяват факти, които са свързани с трудовото правоотношение на всеки един работник или служител.
Предлагам ви да разгледаме в детайли кои са тези документи.
Документи, които се съхраняват в трудовото досие
Документи, които са необходими за сключване на трудов договор
За сключване на трудов договор са необходими следните документи:
➡️ документ за самоличност, който се връща веднага – документът за самоличност (в най-често срещания случай – личната карта) не се ксерокопира и не се съхранява в трудовото досие на работника или служителя. Взема се само с цел сверяване да данните от нея и се връща веднага;
➡️ документ за придобито образование, специалност, квалификация, правоспособност, научно звание или научна степен, когато такива се изискват за длъжността или работата, за която лицето кандидатства;
➡️ документ за стаж по специалността, когато за длъжността или работата, за която лицето кандидатства, се изисква притежаването на такъв трудов стаж – най-често професионалния опит и трудовия стаж се доказват, чрез въведената информация в трудовата книжка. Обърнете внимание, че: когато документът за придобито висше образование е от чужбина – административен орган, който е работодател, е длъжен да изиска удостоверяване на признаването му по служебен ред. По-друг начин казано, новопостъпващия служител няма задължение към удостоверяването на достоверността на документа. Това задължение или по-точно изискването за удостоверяване е на работодателя.
➡️ документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа и след преустановяване на трудовата дейност по трудово правоотношение за срок над 3 месеца – в случаите, в които новопостъпващия служител няма прекъсване по трудово правоотношение повече от 3 месеца не е задължен да предоставя медицинско за работа. Разбира се, всяка компания може да наложи това изискване.
➡️ свидетелство за съдимост, когато със закон или нормативен акт се изисква удостоверяването на съдебно минало;
➡️ разрешение от инспекцията по труда, ако лицето не е навършило 16 години или е на възраст от 16 до 18 години.
Посочените документи по-горе са необходими и при възникване на трудово правоотношение въз основа на избор и конкурс.
Считам за важно да отбележим, че работодателят има правото и може да изисква представянето на други документи извън посочените по-горе, ако това е предвидено или произтича от закон или друг нормативен акт.
Изтеглете от тук: Наредба № 4 за документите, които са необходими за сключване на трудов договор
Предлагам ви да надникнем към кодекса на труда:
Сключване и възникване на трудовото правоотношение
Сключване и форма:
Трудовият договор се сключва между работника или служителя и работодателя преди постъпването на работа [чл. 61, ал. 1 КТ]
Трудовият договор се сключва в писмена форма. [чл. 62, ал. 1]
(3) В тридневен срок от сключването или изменението на трудовия договор и в седемдневен срок от неговото прекратяване работодателят или упълномощено от него лице е длъжен да изпрати уведомление за това до съответната териториална дирекция на Националната агенция за приходите. Националната агенция за приходите предоставя в реално време на оправомощени лица от дирекции “Инспекция по труда” електронен достъп до регистъра на трудовите договори и при поискване в срок три работни дни изпраща копие от съответното заверено уведомление. [чл. 62, ал. 3]
При сключването на трудовия договор работодателят запознава работника или служителя с трудовите задължения, които произтичат от заеманата длъжност или изпълняваната работа – работодателят запознава работника или служителя с неговите трудови задължения, предоставяйки му подробно разписана длъжностна характеристика [чл. 62, ал. 6]
Работодателят е длъжен да предостави на работника или служителя преди постъпването му на работа екземпляр от сключения трудов договор, подписан от двете страни, и копие от уведомлението по чл. 62, ал. 3, заверено от териториалната дирекция на Националната агенция за приходите. Изхождайки от чл. 62, ал. 6 КТ – радотодателят е длъжен да предостави на работника или служителя и трети документ, а именно длъжностна характеристика. [чл. 63, ал. 1]
Обърнете внимание, че: работодателят няма право да допуска до работа работника или служителя, преди да му предостави по-горе изброените 3 документа. [чл. 63, ал. 2]
Работникът или служителят е длъжен да постъпи на работа в едноседмичен срок от получаването на цитираните 3 документа. [чл. 63, ал. 3]
Изпълнението на задълженията по трудовия договор започва с постъпването на работника или служителя на работа, което се удостоверява писмено (акт за встъпване в длъжност)– най-често в трудовия договор има конкретно обособено място, на което служителят се подписва на първия му фактически работен ден [чл. 63, ал. 4]
Време е от всичко написано до този момент да изведем всички задължителни документи, които трябва да бъдат налични в досието на всеки работник или служител още при първия му работен ден:
Необходимите документи за сключване на трудовия договор – документи за придобито образование и стаж по специалността; документи за медицински преглед (когато е необходимо), свидетелство за съдимост (когато е необходимо), разрешение от Инспекцията по труда ако лицето не е навършило 16 години или е на възраст между 16 и 18 години и т.н.);
➡️ екземпляр от сключения трудов договор;
➡️ заверено уведомление по чл. 62, ал. 5 от КТ;
➡️ длъжностна характеристика;
➡️ служебна бележка за проведен първоначален инструктаж – работодателят е задължен да осигурява на всеки работещ, подходящо обучение и инструктаж по безопасност и здраве при работа, в съответствие със спецификата на професията/извършваната дейност и на работното място, като се отчитат възможните опасности и резултатите от оценката на риска. Длъжностното лице, провело началния инструктаж на лицата, които постъпват на работа, издава служебна бележка съгласно чл. 12, ал. 3 от наредбата, която се съхранява в личното досие на работещия.
➡️ декларация, че служителя се е запознал с: вътрешните правила на работодателя, касаещи общия трудов ред, пропускателния режим, противопожарната безопасност, инструкциите за безопасност на труда, етичен кодекс, колективен трудов договор и други, които се отнасят за целия персонал (препоръчително е всеки служител да подписва такава декларация, вместо списъка в края на всеки от тези документи);
➡️ заключение от службата по трудова медицина за пригодността на работещия;
➡️ декларация за използване на личните данни – всеки администратор на лични данни има право да ги обработва – само когато те са получени законосъобразно; събрани са за определени в закон цели и се използват само за изпълнението им; точни и актуални са и съответстват по обхват на целите, за които се обработват, и се съхраняват по начин, който позволява идентифициране на физическите лица само за период, не по-дълъг от необходимия, съгласно целите, за които се обработват. Администраторът има право да обработва личните данни на физическото лице с негово съгласие, освен с изключенията, предвидени със закон. Съгласието трябва да бъде свободно изразено и да е недвусмислено;
➡️ декларация за банкова сметка за изплащане на парични обезщетение и помощи от ДОО – препоръчвам ви да бъде попълнена още при постъпването, за да не се забави изплащането по болнични, в случаите, в които такива са представени от служителя;
изключително често срещана практика е в досието на служителя или работника да има попълнена от него – Молба за постъпване на работа.
➡️ молба за плащане на заплата по банков път – препоръчвам ви начинът на плащане да бъде вписан и в трудовия договор.
В случай, че лицето:
➡️ има ТЕЛК или НЕЛК, то то е длъжно да информира новия си работодателя и да предостави копие от решението.
➡️ постъпва за първи път на работа то трябва да декларира този факт, чрез попълване на Декларация по чл. 348, ал. 2 от КТ.
Изготвени и връчени документи по време на трудовото правоотношение.
При всяко изменение на трудовото правоотношение работодателят е длъжен най-късно до влизането в сила на изменението да предостави на работника или служителя необходимата писмена информация, съдържаща данни за извършените промени. [чл. 66, ал. 5 КТ]
Работодателят уведомява работника или служителя за всички извършени промени чрез връчване на допълнително споразумение. Съответно всички изготвени и връчени допълнителни споразумения се съхраняват в трудовото досие (в оригинал).
➡️ уведомление по чл. 62, ал. 3 от КТ – заверено от НАП (когато е необходимо). В наредба № 5 от 29.12.2002 г. за съдържанието и реда за изпращане на уведомлението по чл. 62 от КТ – изключително изчерпателно са изброени всички промени, за които задължително трябва да се подаде уведомление по чл. 62, ал. 3КТ.
➡️ всички молби на лицето за промяна в условията на ТД – оригинал. Обърнете внимание, че в кодекса на труда има ясно регламентирани срокове, в които работодателят е длъжен да се произнесе по подадените молби от страна на работниците или служителите за промяна в условията на ТД.
➡️ заповеди за командироване (ако е имало такова);
➡️ молби и заповеди за ползване на платен годишен отпуск и на други видове отпуски – оригинали;
➡️ всички заповеди от Работодателя за награждаване, както и за наложени дисциплинарни наказания (съпроводени със съответните доклади и обяснения);
➡️ писмени съгласия за полагане на извънреден труд, за командироване за срок по-дълъг от 30 дни;
➡️ решения на органите на медицинска експертиза (пр. ТЕЛК);
➡️ болнични листове;
➡️ документи, касаещи движението на трудовата книжка.
Прекратяване на трудовото правоотношение
Документите, касаещи прекратяването на трудовото правоотношение, които задължително се съхраняват в трудовото досие на работника или служителя:
➡️ молба за прекратяване на трудово правоотношение от работника или служителя (задължително е да има волеизявление при взаимно съгласие);
➡️ писмено предизвестие – от работника или работодателя;
➡️ заповед за прекратяване на трудов договор;
➡️ уведомление по чл. 62, ал. 4 от КТ – заверено от НАП (на справката от НАП не е необходим подпис на служителя);
➡️ опис на предадени вещи и документи
➡️ служебна бележка по чл. 45, ал. 2, т. 1 от ЗДДФЛ – подписана от служителя с дата на получаване;
➡️ декларация за върната трудова книжка – напълно възможно е връщането на трудовата книжка да бъде удостоверено с подпис в Дневника за издадените трудови книжки.
Колко време се съхраняват досиетата на служителите?
Един от най-често задаваните въпроси в практиката, по отношение на трудовите досиета е: какви документи трябва да се съхраняват от работодателя след прекратяването на един трудов договор?
Нека да разгледаме следните ситуации:
В случаите на възникване на трудов спор
След прекратяване на дадено трудово правоотношение е възможно да възникне трудов спор между страните. Трудови са споровете между работника или служителя и работодателя относно възникването, съществуването, изпълнението и прекратяването на трудовите правоотношения, както и споровете по изпълнението на колективните трудови договори и установяването на трудов стаж. [чл. 357, ал. 1 от КТ]
Исковете по трудови спорове имат максимален давностен срок от три години (чл. 358, ал. 1, т. 3 от КТ). Поради обстоятелството, че за разрешаване на трудовите спорове се използват като доказателство документите от трудово досие на работника или служителя, минималният период за съхранение на всички документи от трудовото досие на лицето е тригодишен. По този начин, работодателят ще разполага с всички необходими документи, в случай, че работникът или служителят заведе дело в съда или при евентуални проверки от контролните органи.
Моля ви да обърнете внимание, че има специфични срокове, които зависят от вида на документите, а именно:
Съгласно чл. 12, ал. 1 от Закона за счетоводството, ведомости за заплати се съхраняват на хартиен и/или на технически носител в предприятието за срок от 50 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят, а счетоводни регистри и финансови отчети – 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят. Всички документи от трудовото досие, които се отнасят до финансовите отчети следва да се съхраняват 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят, за да се избегнат санкции и други неблагоприятни последици, които са възможни след проверка от страна на органите по приходите.
Срокове за съхранение на документи, гарантиращи пенсионни права – с цел да се гарантират пенсионните права на работниците и служителите в чл. 5, ал. 7, т. 1 от Кодекса за социално осигуряване е определено специално задължение за всеки един осигурител (работодател). Тази разпоредба го задължава да съхранява за срок от 50 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят, ведомости за заплати и изрично определени придружаващи документи:
➡️ трудови договори (заповеди за назначаване);
➡️ заповеди за преназначаване;
➡️ заповеди за ползван неплатен отпуск над 30 работни дни годишно;
➡️ заповеди за освобождаване от работа;
➡️ трудови книжки;
➡️ издадени удостоверения обр. УП-1, обр. УП-2, обр. УП-3 и обр. 30.
➡️ протоколи за приети и изплатени възнаграждения от осигурители в несъстоятелност.
➡️ други документи, въз основа на които може да се установи осигурителен стаж и доход, категория труд на лицата и др.
Когато възнагражденията са изплащани по банков път, се прилагат и следните документи – платежни нареждания с приложен списък с имената на служителите, подписан от лицето, представляващо осигурителя и фишове за възнаграждения, ведомости и други документи, удостоверяващи начисляването или изплащането на възнагражденията.
При прекратяване на дейността на осигурителите, които нямат правоприемник, редица документи се предават в съответното териториално поделение на Националния осигурителен институт, освен ако в закон не е определен друг ред за съхраняването им (ведомости за заплати, трудови договори, допълнителни споразумения, заповеди за назначаване, допълнителни споразумения/заповеди за преназначаване, заповеди за ползван неплатен отпуск общо над 30 работни дни в една календарна година, заповеди за прекратяване на трудови или служебни правоотношения).
Обработване на личните данни на служителите
За да не нарушавате Общия регламент за защита на личните данни, трябва да имате вътрешни инструкции за организационните и техническите мерки за защита на личните данни, в които ясно да са регламентирани следнитевъпроси:
➡️ начина, по който администрирате личните данни;
➡️ категорията лични данни, които администрирате;
➡️ страните и средствата, с които се обработват личните данни на служителите.
В случай, че имате нужда от одитиране на трудовите досиета във вашата компания, или сте колега, на който е възложена тази дейност, но не се чувствате сигурни, бихте могли да се свържете с мен на ☎️ +359 884 77 66 56 или чрез 📧 galinakatsarska@gmail.com.